به گفته دکتر ماکان آریا پارسا تفویض اختیار، یکی از مفاهیم کلیدی و ضروری در حوزه مدیریت است که به شدت بر توانمندی و عملکرد سازمان ها تاثیرگذار است. در جهان پویای امروزی، سازمان ها با چالش ها و فرصت های فراوانی روبرو هستند که برای موفقیت و بقا در محیط رقابتی باید با آن ها به صورت موثر برخورد کنند. در این مسیر، تفویض به عنوان یک ابزار کلیدی، نقش بسیار مهمی در بهره وری و توانمندسازی اعضای سازمان و بهبود عملکرد آنها دارد. تفویض، به معنای انتقال بخشی از اختیارات و صلاحیت ها از مدیران بالاتر به زیر دستان و اعضای تیم می باشد. این فرآیند، افراد را تشویق می کند تا در انجام مسئولیت ها و وظایف خود به صورت مستقل و با اعتماد بیشتری عمل کنند. به این ترتیب، عملکرد و بهره وری سازمان را بهبود می یابد.
در این مقاله، به بررسی مفهوم و اهمیت تفویض اختیار خواهیم پرداخت و راهکارهای موثر برای استفاده از این ابزار قدرتمند را بررسی خواهیم کرد. همچنین، فواید و موانع این فرآیند را نیز مورد بررسی قرار خواهیم داد تا بهترین راهکارها برای پیاده سازی تفویض در سازمان ها را شناسایی نماییم. این مقاله، به مدیران و رهبران سازمان‌ها کمک خواهد کرد تا با بهره گیری از تفویض، عملکرد و موفقیت سازمانی خود را بهبود بخشند و با چالش های روزمره به بهترین شکل ممکن مقابله کنند.
انواع تفویض اختیار
طبق صحبت های دکتر ماکان آریا پارسا در مدیریت، تفویض به عنوان یک اصطلاح گسترده، از جنبه های مختلفی قابل بررسی است. همچنین می تواند بر اساس معیارهای مختلفی مانند سلسله مراتب سازمانی، وظایف، پروژه ها، منطقه جغرافیایی، تخصص و زمان انجام شود. در زیر به بررسی انواع تفویض اختیار پرداخته ایم:
- تفویض بر اساس سلسله مراتب سازمانی: در این نوع تفویض، اختیارات و وظایف کاری از بالاترین سطح سازمان به سطوح پایین تر به صورت سلسله مراتب واگذار می شود. این امر به مدیران امکان می دهد تا اختیارات خود را متناسب با سلسله مراتب سازمانی واگذار کنند. همچنین از تخصص و توانمندی های افراد در سطوح پایین تر بهره مند شوند.
- تفویض بر اساس وظایف: در این رویکرد، اختیارات بر اساس نوع وظیفه یا فعالیت های خاص واگذار می شود. افراد یا تیم هایی که در یک زمینه وظیفه ای تخصصی دارند، مسئولیت ها و اختیارات مرتبط با آن وظیفه را به عهده می گیرند.
- تفویض بر اساس پروژه: در این رویکرد، اختیارات بر اساس پروژه واگذار می شود. این نوع تفویض به تیم های مختلف اجازه می دهد که به صورت مستقل و موثر به انجام پروژه های خاص بپردازند و مسئولیت های مرتبط را بر عهده بگیرند.
- تفویض بر اساس منطقه جغرافیایی: در این نوع تفویض، اختیارات بر اساس محل قرارگیری جغرافیایی واگذار می شود. این امر به مدیران اجازه می دهد که اختیارات را بر اساس نیازها و شرایط محلی هر منطقه تنظیم کرده و مدیریت محلی را تسهیل کنند.
- تفویض بر اساس زمینه های تخصصی: در این رویکرد، اختیارات بر اساس تخصص و توانایی های خاص افراد واگذار می شود. این امر به سازمان امکان می دهد تا از تخصص و دانش افراد به بهترین شکل ممکن استفاده کند.
- تفویض بر اساس زمان: در این نوع تفویض، اختیارات بر اساس مدت زمان مشخصی واگذار می شود. این مدت زمان معمولا از پیش تعیین شده و پس از آن، اختیارات به حالت قبلی باز می گردد. همچنین مسئولیت انجام وظایف به افراد دیگر واگذار نمی شود.
طبق نظر دکتر ماکان آریا پارسا با استفاده از انواع تفویض اختیار، مدیران می توانند به بهترین شکل ممکن از توانمندی ها و تخصص های افراد در سازمان استفاده کنند و عملکرد و بهره وری سازمان را بهبود بخشند.
تفویض اختیار در مدیریت
از دید دکتر ماکان آریا پارسا تفویض اختیار در مدیریت به معنای انتقال قدرت تصمیم گیری و مسئولیت ها از سطح بالاتر سازمان یا شرکت به سطوح پایین تر به صورت سلسله مراتب است. این امر به مدیران اجازه می دهد تا اختیارات خود را به زیرمجموعه ها و تیم های خود واگذار کنند. در نتیجه به بهترین شکل ممکن از تخصص و توانمندی های افراد استفاده می شود و عملکرد سازمان بهبود می یابد.
به گفته دکتر ماکان آریا پارسا تفویض اختیار در مدیریت دارای اهمیت زیادی است، زیرا با این روش، مدیران می توانند بر روی وظایف اصلی و استراتژیک خود تمرکز کنند و از تخصص و توانایی زیرمجموعه ها و تیم های خود بهره ببرند. این عمل به سرعت تصمیم گیری، افزایش انعطاف پذیری و بهبود کارایی کمک می کند. به عنوان مثال، مدیر عامل یک شرکت مهندسی ممکن است وظیفه برنامه ریزی و راهبری پروژه های مختلف را داشته باشد. این مدیر عامل به جای اینکه خودش از صفر شروع کند و همه جزئیات را بررسی کند، می تواند اختیارات مربوط به هر پروژه را به مدیران پروژه مختص کند. این مدیران می توانند تصمیم گیری های روزمره را در خصوص برنامه ریزی، اجرا و کنترل پروژه ها انجام دهند. در حالی‌که مدیر عامل تنها نظارت کننده و مشاور باقی می ماند. این کار نه تنها زمان مدیر عامل را صرف وظایف جزئی می کند بلکه از توانمندی های تیم های پروژه به بهترین شکل ممکن بهره برداری می شود.
بنابراین، تفویض در مدیریت ابزاری قدرتمند برای بهبود کارایی سازمان است که به مدیران امکان می دهد بر روی وظایف مهم تر و استراتژیک تمرکز کنند. همچنین از تخصص و توانایی افراد زیرمجموعه به بهترین شکل ممکن استفاده می شود.
مزایا و معایب تفویض اختیار
تفویض یک روش مدیریتی است که مزایا و معایب خود را دارد. در ادامه به مزایا و معایب تفویض اختیار اشاره خواهیم کرد:
- مزایا:
- افزایش بهره وری: با تفویض به کارمندان، کارها در زمان کوتاه تری صورت می گیرند، زیرا مسئولیت ها به افراد مختلف توزیع می شود. در نتیجه هر کس مسئولیت خود را به بهترین شکل انجام می دهد.
- انگیزه بیشتر: اگر به کارمندان اختیار داده شود تا تصمیماتی درباره کارهای خود بگیرند، انگیزه بیشتری برای انجام آن کار خواهند داشت.
- توسعه مهارت ها: با اعطای اختیار به کارمندان، آن ها فرصتی برای توسعه و بهبود مهارت های خود دریافت می کنند.
- تسریع فرآیندها: وقتی که مسئولیت ها به افراد دیگر منتقل می شود، فرآیندها به طور قابل توجهی تسریع می یابند.
- معایب:
- احتمال اشتباه: اگر اختیارات به افراد غیر ماهر یا کم تجربه داده شود، می تواند منجر به اشتباهات و مشکلاتی در سازمان شود.
- کاهش کنترل: تفویض ممکن است باعث کاهش کنترل مدیر بر روی فعالیت های سازمانی شود که در برخی موارد می تواند مشکلاتی ایجاد کند.
- عدم اعتماد: ممکن است مدیران نتوانند به افراد خود اعتماد کنند. این موضوع باعث می شود که اختیارات به نحو کافی منتقل نشود.
سردرگمی در اجرا: گاهی اوقات تفویض می تواند به سردرگمی در اجرای کارها منجر شود و باعث مشکلاتی در سازمان شود.
این مطلب ادامه دارد… .
