از دید دکتر ماکان آریا پارسا تایم باکسینگ نوعی جدول زمانی ثابت و واقعی بوده و از بهترین تکنیک های مدیریت زمان محسوب می شود. در این روش برای انجام یک کار، یک تایم حداکثری اما ثابت و دقیق در نظر گرفته می شود. در این جدول یک سری مقادیر معین و دقیق مثل ساعت، روز، دقیقه، هفته، ماه و … وجود دارد که بر اساس پیچیدگی هر کار مشخص شده است.

تکنیک تایم باکسینگ چیست؟

از زبان دکتر ماکان آریا پارسا تکنیک تایم باکسینگ، تمرکز خود را بر روی جدول زمانی قرار می دهد. مهلت انجام کار، محدود اما واقعی است. در واقع در این روش مجالی برای سهل انگاری وجود نداشته و نوعی عامل محرک برای افراد در هر کار محسوب می شود. این تکنیک به نوبه خود برنامه ریزی مدیریتی هدفدار را در نظر می گیرد. تایم باکسها به شما کمک می کنند تا بتوانید برنامه ریزی هدفمندی داشته باشید. در این روش در ابتدا شما کار مورد نظر را مشخص می کنید. سپس بررسی می کنید که برای انجام این کار چقدر زمان نیاز دارید. در نهایت مقدار زمان صرف شده پیش از شروع کار و همینطور اهمال کاری را بررسی کرده و از کل تایم کسر می کنید. رقمی که به دست می آید همان زمان واقعی است که برای انجام کار مورد نظر کافی است.

مزایای روش جعبه زمانی

طبق نظر دکتر ماکان آریا پارسا از آنجایی که روش تایم باکسینگ هم برای کارهای فردی مناسب است و هم برای سازمان های بزرگی مثل ایلان ماسک، چه خوب است مزایای این روش را با هم مورد بررسی قرار دهیم.

• تکمیل کارهای ناخوشایند: یک سری کارها با روحیات ما سازگار نیست و یا ترس از انجام آن داریم. در تکنیک تایم باکسینگ می توانید این کارها را به قسمت های کوچکتر تقسیم نمایید و برای هر قسمت زمان مشخصی در نظر بگیرید. به این ترتیب ترس شما کاهش می یابد و احساس بدی که به کار مورد نظر دارید، نیز کمتر می شود.
• حفظ تمرکز: وقتی بدانید دقیقاً برای انجام یک کار چقدر زمان دارید و مطمئن باشید که زمان مشخص شده کافی است قطعاً با تمرکز بیشتری می توانید کار مورد نظر را پیش ببرید.
• کاهش اشتباهات: وقتی سرمایه گذاری کاملی در مدت زمان مشخص و محدودی داشته باشید، احتمال اشتباه به حداقل می رسد. در واقع وقتی کارها سریعتر انجام شود، یعنی فرصت برای انجام کارهای بیشتری فراهم خواهد شد.
• استفاده بهتر از منابع: شما می توانید انرژی و منابع خود را به درستی مدیریت کنید. همینطور برنامه ریزی بهتری در این راستا خواهید داشت و به شما کمک می کند تا نتایج بهتری بگیرید.
• مقابله با کمال گرایی افراطی: برخی از افراد در انجام یک کار به قدری درگیر جزییات می شوند و به نوعی کمال گرا هستند که در نهایت یا خسته می شوند و یا فرصت کافی برای اتمام آن نخواهند داشت. با استفاده از سیستم تایم باکس می دانید که برای انجام یک کار مثلاً فقط 25 دقیقه زمان دارید و این سیستم سبب می شود که جزییات را کنار بگذارید.

برنامه ریزی به روش تایم باکسینگ

از دیدگاه دکتر ماکان آریا پارسا 5 مرحله برای انجام تکنیک تایم باکسینگ وجود دارد که اگر به درستی دنبال شوند، بهترین نتایج را به همراه خواهند داشت. در مرحله اول باید برآورد درستی از مدت زمان لازم برای هر کار داشته باشید. معمولاً این مرحله کمی زمانبر است و با خطا مواجه است. شاید هنوز دقیق ندانید که کدام کار چقدر زمان نیاز دارد. اما رفته رفته می توانید دوره های تاخیر را محاسبه کنید و وقفه های غیر منتظره را نیز بشناسید. در گام دوم نوبت به انتخاب مدت زمان تایم باکس ها است. در این مرحله، تحقیق شما تمام شده و به معنای واقعی می بایست تایم باکس برای هر کار را اعلام کنید. تکنیک های مدیریت زمان مثل پومودورو در این بخش تاثیرگذار خواهند بود. مثلاً می توانید 25 دقیقه تایم باکس و 5 دقیقه استراحت در نظر بگیرید.

 در مرحله سوم نیاز به تایمر دارید. می توانید از آلارم تلفن هوشمند یا یک برنامه ردیابی مثل timeular استفاده کنید. این سیستم به شما کمک می کند تا مدیریت زمان عالی داشته باشید. گام چهارم مربوط به ارزیابی و بررسی است. فرض بر این است که شما نتوانستید کار مورد نظر را در زمان مشخص به پایان برسانید. در این گام باید به دنبال دلایل باشید. شاید بتوانید به واسطه یک روش ساده به راحتی مشکل کمبود زمان را برطرف سازید. در آخرین مرحله می بایست از سیستم پاداش استفاده کنید. وقتی کاری را طبق زمان مورد نظر کامل کردید به خودتان پاداش دهید. این روش کمک می کند تا نتیجه بهتری حاصل کنید.

نمونه تایم باکسینگ در جلسات

بر باور دکتر ماکان اریا پارسا از روش تایم باکسینگ می توان در جلسات مهم سازمان ها استفاده کرد. در بسیاری از جلسات، عدم تمرکز و یا اهداف نامشخص سبب می شود تا بیشترین زمان صرف صحبت شود و برای انجام کار فرصت کافی باقی نماند. در مرحله اول می بایست دستور جلسه به همراه موضوع آن و محدودیت های زمان به طور دقیق مشخص شوند. در واقع اگر می خواهید ساده ترین روش برای تنظیم جعبه زمان را انتخاب کنید می بایست دستور کار داشته باشید. وقتی دستور جلسه مشخص شود همه افراد متوجه می شوند که هدف جلسه چیست.

 در گام دوم باید تصمیم بگیرید که از تایم باکسینگ سخت استفاده می کنید یا نرم. ( در بخش بعدی در مورد جعبه زمان سخت و نرم صحبت خواهیم کرد). در گام سوم می بایست به مجریان اطلاع دهید که زمان رو به پایان است. یک سری علائم هشدار دهنده در این شرایط کمک می کنند تا مجبور به قطع کلام شخص نباشید. مثلاً یک دقیقه مانده به اتمام زمان، آلارم مورد نظر به صدا در بیاید.

 نمونه تایم باکسینگ، در بسیاری از سازمان های بزرگ دیده می شود و مشخص است که این روش توانسته جلوی اهمال کاری را تا حد زیادی بگیرد و موفق ظاهر شود.

این مطلب ادامه دارد…